<<
>>

5.1 Этапы переговорного процесса

Подготовка переговоров. Подготовка к переговорам предполагает всестороннее знание проблемы, которую следует обсудить. Практика показывает, что на решение вопроса при личной встрече уходит гораздо больше времени, чем на написание письма и получение ответа на него.

Но личный контакт предпочтительнее по многим психологическим и тактическим причинам, среди которых немаловажной является выигрыш темпа.

Рисунок 5.1 – Подготовка к переговорам

Переговоры по принципиальным вопросам взаимоотношений, условий договоров или контрактов должны проводиться только с авторитетными представителями другой стороны. Уровень переговаривающихся сторон пока все еще является существенным фактором, ускоряющим или тормозящим принятие ожидаемого решения.

Знание существующих в организации-партнере правил, обычаев и, особенно, внутренних взаимоотношений («кто есть кто») позволит избежать просчетов, которые могут затормозить принятие ожидаемого решения. Примером такого просчета может служить ссылка на мнение человека, которого собеседник не признает в качестве авторитета по рассматриваемым проблемам или просто недолюбливает.

Практика показывает, что при планировании переговоров важно представлять возможную реакцию партнера на Ваши предложения и учитывать его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но предусматривающим получение ответа на все интересующие Вас вопросы. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров. Избежать этого можно только заблаговременной подготовкой альтернативных предложений.

В общем виде план переговоров должен содержать:

- место, дату и время встречи;

- состав участников;

- вопросы для обсуждения;

- альтернативы на случай контрпредложений;

- ответственного за подготовку справочных материалов (образцов товаров, каталогов, рекламы);

- ответственного за встречу и проводы представителя другой стороны;

- ответственного за организацию угощения в ходе переговоров;

- ответственного за организацию и проведение приема после переговоров.

Проведение переговоров. Переговоры следует проводить в отдельном помещении. Участники переговоров от принимающей стороны должны занять место в комнате переговоров до прихода туда представителей другой стороны.

Воспринимается, как неуважение к партнеру, если встречающий вводит его в пустую комнату, а принимающий и его коллеги входят туда уже после этого и к тому же не одновременно. Негативное отношение вызывают отлучки или вызовы принимающего из комнаты переговоров. Уход руководителя с переговоров возможен только тогда, когда решены все принципиальные вопросы и сторонам осталось согласовать лишь отдельные детали, но и в этом случае надо получить согласие второй стороны.

Принимающий должен радушно встретить своих гостей (во многих солидных фирмах это делается «у порога»). При этом Ваши жесты и улыбки, обращенные к гостям, должны выражать искреннее удовольствие от встречи с ними. Излишняя восторженность, неискренняя улыбка могут вызвать у гостей настороженность, а манерность и высокомерие – обиду.

Принимающий должен представить своих коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем представляет своих коллег руководитель другой стороны. Если участники переговоров не очень хорошо знают друг друга или встречаются впервые, то следует предварительно обменяться визитными карточками. Положив карточки перед собой в том порядке, в котором сидят партнеры по переговорам, легко вести беседу, обращаясь друг к другу по имени и при этом хорошо представляя себе уровень полномочий и компетентности собеседников.

Традиционно гости занимают места лицом к окну, спиной к двери. В неофициальной обстановке рассадка участников встречи предпочтительна смешанная, так как это облегчает откровенный обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальные участники встречи – по симпатиям или по принципу субординации. После того как все займут свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно.

Начало переговоров знаменует готовность обсуждать предложения оппонентов. Претензии и притязания при этом становятся неявными требованиями, явные формулируются в предложениях.

Предметом переговоров является список взаимопринятых предложений из пакетов предложений участников переговорного процесса. Все дальнейшее обсуждение (за исключением регламента и протокола) будет вестись по поводу указанных предложений. В них заключаются позиции сторон, сущность которых в том, что в них та или иная сторона с помощью своих собственных предложений дает свое видение разрешения конфликта.

Интересы – это неуловимые мотивы, которые приводят вас к принятию позиции. Это реальные цели, потребности или желания, которые находятся за тем, что вы говорите, хотите или желаете сделать.

Позиция – это сформулированное одной стороной и принятое другой стороной предложение (система предложений) о распространении влияний в зоне конфликта. Принятая позиция во многом определяет характер обсуждения. Поэтому к ее формулировке предъявляется ряд требований.

1) Позиция должна быть сформулирована ясно и четко. В формулировке позиции не должно быть неясных терминов и понятий. Используемый язык должен быть простым и понятным.

2) Основные положения позиции должны быть сформулированы однозначно. Переговоры могут быть успешными, если позиции сторон будут до конца понятны партнерам.

3) Формулировка позиции должна избегать образности.

4) Позиция должна формулироваться предельно лаконично. Официальные документы при чтении должны «охватываться взглядом» или «улавливаться на слух».

5) Формулировка позиции не должна содержать условных предложений.

6) Позиция должна излагаться конкретно и избегать абстрактных определений. Если позиция выражается в формулировании альтернативы, то она должна быть сопоставлена со всеми ранее предложенными вариантами по сравнимым показателям. Если позиция представляет собой мнение, то оно должно быть подкреплено аргументами.

7) Формулировка позиции не должна содержать противоречия или самоотрицания.

Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходят к ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное решение. В качестве результатов переговоров могут выступать самые разные акты. Однако в первую очередь это договор.

Договор – это правовой акт, который устанавливает права и обязанности сторон. Он может быть экономическим, политическим, военным, торгово-финансовым и т.п.

Конвенция – это договор по отдельному вопросу права, экономики или администрирования. Конвенции обычно оформляются как правовое соглашение.

Соглашение – это договор по вопросу сравнительно небольшого значения или временного характера, заключаемый на непродолжительный срок.

Протокол фиксирует в кратком изложении соглашение, достигнутое по отдельному вопросу, либо служит пояснением отдельных статей и постановлений заключенного договора. Обычно в виде протокола оформляется соглашение о продлении срока действия договора. Иногда протокол является дополнением или разъяснением к договору или соглашению. В форме протокола фиксируется также результат работы согласительной комиссии, которая занимается урегулированием острого спорного вопроса.

Протокол о намерениях означает соглашение сторон, не носящее юридического характера. Его статус – прояснить и в определенной степени согласовать намерения сторон на основе установления общих интересов.

Джентльменское соглашение – договор, заключенный в устной форме. Как правило, его обязательства выполняются так же, как и статьи правовых актов.

Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров и те положительные моменты, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения. Целесообразно также обсудить перспективу новых встреч.

При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером. В данном случае акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем. Следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представляет интерес для обеих сторон. Это разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

Анализ итогов деловых переговоров. Такой анализ преследует следующие цели:

- сравнение целей переговоров с их результатами;

- определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

- деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

Анализ итогов переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

1) анализ сразу после завершения переговоров. Такой анализ помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров;

2) анализ на уровне высшего руководства организацией. Этот анализ имеет следующие цели:

- обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение причин отклонения от ранее установленных директив;

- оценка информации об уже принятых мерах и ответственности;

- определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров;

- получение дополнительной информации о партнере по переговорам;

3) индивидуальный анализ деловых переговоров. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков на будущее.

<< | >>
Источник: Е.А. БАРАУСОВА. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОВЕДЕНИЕ. Учебное пособие. Владивосток, 2015. 2015

Еще по теме 5.1 Этапы переговорного процесса:

  1. 5.4. Психологические особенности ведения переговоров с террористами, удерживающими заложников. Помощь участникам переговорного процесса
  2. Этапы рыночного договорного процесса.
  3. Этапы процесса стратегического менеджмента
  4. 5. Этапы процесса адаптации
  5. 3.1.5. Основные этапы клирингового процесса
  6. § 3. Правотворческий (законодательный) процесс и его этапы
  7. Этапы процесса финансирования фискального дефицита
  8. 5.3 Психологические основы деструктивной переговорной тактики и способы ее преодоления
  9. Тема 8. Создание модели бизнес-процесса в нотациях Процесс, Процедура системы Business Studio
  10. 5.2. Нормальный случайный процесс (гауссов процесс)
  11. Глава 4 Отдельные аспекты процесса доказывания в гражданском и арбитражном процессах